A produção de eventos envolve diversas etapas, desde o planejamento, execução e vendas. É importante tomar alguns cuidados para que tudo saia como esperado.
Fornecedores, logística, vendas, marketing… o passo a passo da organização de um evento envolve diversas decisões. O checklist é realmente extenso. Exatamente por haver diversas etapas, é exigido um planejamento bem estruturado para que tudo aconteça de forma correta. A produção de eventos é uma atividade bastante extensa.
Confira os 5 cuidados essenciais na criação e gestão de um evento.
Faça pesquisas
O primeiro passo na criação de um evento vem ainda antes dele, propriamente. É importante estudar o nicho do evento, estipular seus objetivos e público-alvo. Após estes levantamentos é viável seguir para as próximas etapas.
Uma boa pesquisa prévia ajudará em todos os processos, da gestão ao marketing. Entenda o público que participará e quais seriam suas atividades favoritas.
- Quem participará?
- Onde será realizado?
- Quais serão os temas/atrações?
- Quais são os diferenciais deste evento?
Coloque tudo em questão!
Planeje de acordo com a proporção do evento
Quando falamos em eventos maiores, o desafio é ainda mais intenso. Quanto mais atrações, montagens e participantes, mais arrojado deve ser o planejamento. Um dos passos mais importantes na produção de um evento é traçar estratégias de acordo com o seu porte.
Contam nestes padrões: tema, duração, número de participantes, número de atrações, etc. Quanto maior o porte, maiores as necessidades em logística e estrutura, por exemplo. Por isto o planejamento deve alinhar-se aos objetivos de cada evento.
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Mantenha uma gestão constante
Pense: você executou todo o planejamento à risca, mas aconteceu um imprevisto. Este fator inesperado não pode, de forma alguma, interferir negativamente no grande dia.
Ter um plano B em relação à logística, por exemplo, é essencial para garantir o desenvolvimento do evento. Previsão do tempo é outro fator que pode colocar em cheque todo o planejamento.
Por isto é importante manter uma gestão constante.
Produção de eventos: Estabeleça prazos
Um planejamento sem datas é só um planejamento que, provavelmente, não dará muito certo. Trace metas e estabeleça um calendário com todas as necessidades e itens “à resolver”.
Divida as funções entre a equipe organizadora e evite sobrecargas. Estabeleça prazos máximos para os afazeres e mantenha diálogo constante com fornecedores e todos os envolvidos.
Use a tecnologia em seu evento
A gestão de eventos se tornou muito mais simples com os recursos tecnológicos. Atualmente existem empresas que atuam especificamente com o ramo de eventos.
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