Organizar eventos e workshops é um verdadeiro desafio que envolve extremo planejamento e visão estratégica
Organizar eventos é tendência. O mercado vem se ampliando e se adequando para atender às demandas de distintos perfis de participantes. Mas apesar de muito comum atualmente, a atividade exige extrema atenção e planejamento. Antes, durante e depois, organizar eventos requer uma visão estratégica.
Seja por pouco planejamento, falta de inovação ou fraqueza no pós evento, é muito comum que eventos caiam no esquecimento. Além de não surtirem os efeitos desejados, os resultados negativos comprometem a credibilidade do produtor.
Mas grande parte dos problemas pode ser evitado se houver dedicação em todas as etapas de planejamento
Veja a seguir o passo a passo básico para organizar eventos de sucesso.
Defina a persona do seu evento: quem é? Do que gosta?
Antes de iniciar qualquer etapa efetiva da produção do evento é necessário se perguntar: “para quem estou produzindo este evento?” Saber com propriedade o público contemplado é imprescindível para escolher o tema, a data, a programação e as tecnologias envolvidas na ocasião.
A persona do evento vai muito além do público-alvo. Enquanto o público-alvo discorre sobre informações demográficas, o conceito de persona tem o objetivo de entender os hábitos e preferências dos participantes. Seus hobbies, seus desejos e aquilo que têm afinidade: todas essas questões são relevantes para auxiliar o produtor de eventos.
- Qual é a faixa etária do público?
- O que essas pessoas consomem no dia a dia?
- Quais são as suas preferências?
- O que elas não dispensam em um evento?
Já sabe com qual público está lidando? É o momento certo para iniciar a organização do evento na prática.
Escolha o tema, dia, horário e local do evento
Tendo em vista o perfil dos participantes, a escolha do tema, dia, horário e local do evento serão mais assertivas. Escolha um local próximo ao público, por exemplo, bem como um tema que seja de seu interesse.
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Em seguida, é o momento de organizar a programação e nomear as atrações/palestrantes. Busque profissionais que façam sucesso com o público escolhido e, no caso de workshops e congressos, que tenham propriedade e influência de mercado.
Invista numa boa identidade visual
A comunicação é um aspecto decisivo para o sucesso de um evento. Afinal, não basta haver uma programação de qualidade se as informações não forem compreendidas, pelos participantes, com êxito. Contar com um profissional para desenvolver toda a identidade visual, bem como os itens de papelaria é, com toda certeza, um dos investimentos mais importantes.
Uma divulgação eficiente faz com que o público seja alcançado sem grandes esforços.
Organizar eventos: busque por bons fornecedores
Pesquise por empresas que ofereçam os serviços que você precisa. Estão nessa lista: a equipe de infraestrutura, os responsáveis pela alimentação e a equipe de credenciamento e tecnologia. Escolher os melhores fornecedores garantirá os melhores suprimentos ao evento, além de evitar surpresas negativas.
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